企業が情報を管理しようと思ったとき、以前は紙ベースの資料を作って記録するほかありませんでした。しかし、クラウドサービスやサーバー環境の整備、セキュリティ対策などが進歩してくるにつれ、デジタルデータベースでの情報管理を行う企業も増えています。
今回は、企業が持つ情報を一元管理できる情報管理ツールについて、目的別・使用用途別にご紹介していきます。
そもそも、なぜ情報管理ツールが必要なのか？3つの理由
個人作業であってもチーム作業であっても、情報が共有されていることは、業務を進める上で重要な条件の一つです。
とくに、テレワークが一般化するようになった今日では、情報の管理・共有は業務効率や生産性を大きく左右する要素として認識されるようになっています。
では、なぜ専用の情報管理ツールが必要とされるのでしょうか。ツールとしての3つのメリットは以下になります。
(1) 情報が一元管理できる
専用の情報管理ツールを使えば、情報の一元管理可能になります。
「必要な情報は情報管理ツール上に集約・一元管理されている」ということが社内で周知されていれば、従業員は「欲しい情報があればここを探せばいい」「情報管理ツール上にないのであれば、まだナレッジ化されていない」ということを判断できます。
これはいずれの情報管理ツールでも同じで、メールや紙ベースの資料などとは異なり、すべての情報を一箇所に集約できることが共通のメリットといえます。
(2) 情報格差が生まれにくい
専用の情報管理ツールを使うことで、社内での情報格差が生まれにくくなると考えられます。
例えば、複数人のチームでプロジェクトを動かす場合は、前提情報や進捗情報の共有、ドキュメントの修正と修正内容の共有など、同時多発的にさまざまなアップデートが発生します。こうした前提情報や進捗情報、更新情報を各メンバーが自身でキャッチアップできるということは、業務効率を向上させるうえで重要なポイントです。
こうした社内での情報共有をメインとした情報管理ツールには、ファイル・文書管理ツール、タスク管理・プロジェクト管理ツール、FAQシステムが主流です。
(3) ナレッジの蓄積につながる
従来、多くの職場では従業員が退職する際の引き継ぎ情報は、退職者が都度作成するドキュメントベースもしくは紙ベースのマニュアルか、教育を通した後続メンバーへのノウハウ承継がメインでした。
つまり、従業員による業務ノウハウやナレッジは組織として管理しきれておらず、退職者が出るとその度にナレッジを失っている状況であった、と言えます。
情報管理ツールにはマニュアルや議事録のテンプレートが用意されているものも多く、会社の重要な情報を手軽に蓄積しておけるのが大きなメリットです。紙ベースの状態では、保管場所や更新の問題から、残しておく情報を絞り込む必要がありました。しかし、デジタルベースなら更新も簡単ですし、保管場所も必要としません。ナレッジを情報管理ツールに蓄積しておけば、業務やノウハウの属人化を防ぐことができます。
ナレッジ蓄積をメインとした情報管理ツールとしては、FAQシステムが最適といえます。
目的・用途別で見る、5種類の情報管理ツールとは？
一口に情報管理ツールと言っても、その種類はさまざまです。それぞれのツールによって最適な利用方法が異なります。
そのため、利用する目的からツールを選ぶことができれば、導入・運用で失敗しないでしょう。
(1) 「ドキュメント共有だけしたい」→【ファイル・文書管理ツール】
作ったドキュメントデータの共有だけを目的としている場合は、ファイル・文書管理ツールが適しています。
文書を電子化して保管するという特性から、契約書に特化したシステムもあり、この場合はセキュリティ対策に力を入れています。ファイルや文書管理ツールを使うことで、社内のあらゆるファイルを一括管理しやすくなります。単に保管しておくだけでなく、ツール管理することで検索・閲覧しやすくなるのが大きなメリットです。
ファイル・文書管理ツールの中には、PDFやExcelの中身まで検索できるツールや、タグ付け管理できるツールもあります。こうした検索機能が充実したものを使えば、探したいデータに素早くアクセスできてより便利です。
＜主要なファイル・文書管理ツール＞
●Google Drive ： 主要Officeソフトと互換性のあるGoogleアプリも使えるファイルストレージ
●Dropbox ： あらゆるファイルをクラウド上で管理できるストレージ
●Direct Cloud ： 強固なセキュリティ対策で情報漏洩を防ぐビジネス用ストレージ
(2) 「社内の“どこにある？”を無くしたい！」→【FAQシステム】
ナレッジマネジメントツールとして使うなら、「社内FAQ」を構築できるFAQシステムが最適です。
知りたいこととナレッジ・ノウハウのマッチングに最適で、マニュアルやWiki、資料としては載せにくいイレギュラー対策、つまずきなどを解決しやすいのがポイントです。業務を推進する中で出てくる疑問に対し、答えられるガイドとなるので、新人教育などにかける時間の短縮にもつながります。
FAQ形式のナレッジマネジメントでは、必要な情報を抽出しやすい、蓄積すべきナレッジがイメージしやすいという大きなメリットがあります。
また、ほとんどの人がGoogleやYahoo!でのブラウザ検索に慣れているので、社内FAQサイトでのキーワード検索にもすぐに馴染むことができます。
＜主要なFAQシステム＞
●OKBIZ. for FAQ ： 10年連続で国内シェアNo.1を誇るFAQシステム。高度な検索性能と分析機能を搭載しており、大手銀行や金融機関、自治体、エンタープライズ企業などで幅広く利用されています。
●IBiSE ： FAQページを誰でも簡単に作成できるサポートツールです。中小零細企業を中心に利用されています。
▼参考記事
(3) 「ポータルサイトを用意したい」→【社内wikiツール】
社内wikiでは、議事録やドキュメントなどのストック情報を簡単に管理できるほか、権限の付与で情報共有の範囲を決めることで、柔軟かつ安全な共有もできます。また、Word・Excel・PDFなど保存の方法や形式がバラバラになることなく、すべてがHTMLに統一されるので、誰でも簡単に閲覧・投稿・更新しやすいのが大きなメリットです。
また、社内wikiツールは情報の更新が容易なことに加え、バージョン履歴が残るため最新版がわかりやすいです。同時に、過去の企画、研究・開発、営業などさまざまな情報も紙ベースの情報と比べてはるかに大量の情報を簡単に検索することができます。日々進行中の案件や会議の資料に加え、過去の情報も手軽に扱えるのが自社のポータルサイトである社内Wikiのメリットです。
＜主要な社内wikiツール＞
●Googleサイト ： 社内ポータルサイト、プロジェクトごとの社内サイトを簡単に作成可能
●NotePM ： Webで簡単な文書作成OK、ファイル共有やマルチデバイスにも対応した社内wikiツール
▼参考記事
(4) プロジェクト・タスクの進捗管理をしたい」→【タスク管理・プロジェクト管理ツール】
チームの進捗状況を知るための情報管理ツールとしては、言わずもがなですが、タスク管理・プロジェクト管理ツールがおすすめです。
複数のプロジェクトを担当していたり、5~10人と比較的大きなチームで作業していたりしても見やすく抜け漏れが起こりにくいのが特徴で、急な仕様変更、優先度、チームメンバーの作業情報などがひと目でわかり、業務を円滑に進める上で大きな役割を果たしてくれます。
＜主要タスク管理・プロジェクト管理ツール＞
●Trello：完全無料でタスクをカード型に作成でき、視覚的なプロジェクト管理が可能な管理ツール
●Backlog：タスク管理機能に特化し、ガントチャートやマイルストーンも簡単に作成できる管理ツール
(5)「短期的にフロー情報だけ管理できれば良い」→【チャットツール】
即時コミュニケーションツールとしての側面が大きいチャットツールですが、フロー情報の管理にも向いています。
チャットツールによってはタスクの割り当て管理やスレッドでの案件管理が可能なため、短期プロジェクト等であれば普段からアプリ・ブラウザを立ち上げているチャットツール上で情報共有・管理をおこなった方が効率的なケースも多々あるでしょう。
また、気軽に情報を発信できるので、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。
＜主要なチャットツール＞
●ChatWork ： UIがシンプルで操作がわかりやすく、ファイル送信やビデオ通話もOK
●Slack ： 業務で使う他のサービスとの連携が豊富で、オリジナル絵文字などカスタマイズしやすい
まとめ：アクセス性を担保できるツールを選定しよう
情報管理ツールは、情報を持っている側とその情報を求める側とのコミュニケーションツールと言い換えることができます。
そのため、ツールの導入検討時には自社メンバーにとってのアクセス性を考えることが欠かせません。
“どのような導線で、どのような検索性を用意すれば、自社のメンバーは求める情報へアクセスできるのか。”
この観点なくして情報管理ツールを導入しても、望む運用にはつながらないでしょう。
情報管理ツールには、Q&Aというコミュニケーションの型をとったFAQ
システムのようなツールもあるので、各ツールの特性を理解し、自社での運用シーンも十分にイメージしたうえで、導入検討を進めましょう。
