新たに入社したメンバーをいち早く戦力化するために、何を、どんなタイミングで、誰が、どうやって教えるのか。組織として体系的に取り組む「オンボーディング」の体制づくりは、人材の活用が叫ばれる今、会社にとって不可欠なタスクです。
既存社員には分からない新人の戸惑い
飛行機や船に乗り込んだ状態を「ON－BOARD」と表現します。
その言葉から派生し、未来を切り拓く「会社」という乗り物に乗り込んだばかりの新人をサポートし、いち早く戦力化していく仕組みを「オンボーディング」といいます。優秀な人材を採用することは簡単ではありません。採用した新人が「仲間入り」に失敗することのないように、会社側にはオンボーディングの体制整備が求められています。
オンボーディングは、組織のルールや業務内容の指導にとどまりません。人間関係の構築をはじめとする、社内コミュニケーションや数カ月後の成長目標の設定といった領域にも目を配りながら、「新人をいかに定着させるか」というテーマに取り組んでいきます。
OJT、Off-JTの計画が立ち、業務マニュアルやトレーニング動画も用意され「新人を戦力化する準備はバッチリ！」と考えている会社もあるでしょう。しかしながら、新人は思いもよらないポイントで戸惑っています。
たとえば「トラブルが起こった時に誰に聞けばいいのか分からない」「必要な資料がどこにあるのか分からない」「そもそも何に困っているのか分からない」など。そのような状況では、用意していたカリキュラムは生きてきません。
そんな状況を生じさせないようにするためにも、社内のコミュニケーションを円滑にする仕組みづくりが、オンボーディングには不可欠です。会社側には、メンター制度の活用、同期会の設置、歓迎イベントの企画といった、サポート体制のより上質な整備が求められます。費用補助を行なってランチ会、食事会を推奨している会社もあるようです。
マニュアルを用意してオンボーディングの質を一定に
オンボーディングの仕組みづくりにおいては、業務上の技術や知識の教育と、コミュニケーションの円滑化という両面を押さえておく必要があります。部署や担当者が違っても、サポートの質は一定であることが理想です。
新人を迎えた部署の上長や、優秀なハイパフォーマー社員に、新人育成を任せている企業もあると思います。しかしながら、彼らが業績ノルマを抱えている場合は、仕事の負担が増えることで業績ダウンにならないよう注意が必要。担当者の任命は、役職や業績とは異なる観点で行い、マニュアル化によって質が保たれるようにしておかなければなりません。
オンボーディングのマニュアルづくりは、「新人が何に戸惑い、どこで手が止まってしまうのか」を注意深く観察しながら、各社の実態に合った形で行っていきます。運用後に新たな問題が生じた時は、随時マニュアルを修正していくことも大切です。
マニュアルに記載されたプログラムにどう取り組み、終了時にどんなレベルに到達しているかを、初期段階で新人と会社側が確認しあっておくことも重要です。たとえば、入社3カ月後の目標やビジョンを新人自身が文章化し、その間にこなすべきアクションを洗い出したうえで、会社側がサポートしていくようなやり方も考えられます。
マニュアルの運用によって、社員たちは入社直後に一定の経験を積んでいくことになります。共通体験を持つことから生まれる一体感は、社風の醸成や、チームワークに好影響をもたらし、生産性向上にもつながっていくでしょう。
HR Techを活用して効果を最大化する
オンボーディングのマニュアルづくりは、社内の業務を事細かに洗い出してマッピングすることから始めます。資料の収蔵場所、テクニックやコツ、トラブルシューティングなどの情報を書き出し、新人向けに順序立てて解説できる体制をつくるわけですから、それなりの労力が必要です。
マニュアルづくりは、誰か一人、どこか1つの部署の負担にならないように、全社で取り組むのが理想です。業務をマッピングしていくなかで、今まで気付かなかったムダや、生産性向上のヒントが見つけられれば儲けものです。
新人教育の担当者が運用に使用するマニュアルに加え、手引き書や解説動画などを用意しておくのも手です。「これを見ておいて」の一言で済むので、おのずと伝え方が一定になり、ムラなく情報を伝達できます。ハイパフォーマーの業務動画などは、既存社員の再教育にも一役買ってくれるでしょう。
コミュニケーション面を円滑にする施策として、社員個人の出身地や趣味などを記入したプロフィールリストをオンライン上に用意している企業もあると聞きます。新人と既存社員をつなぐための良策です。また、チャットツールを使って、新人と教育担当者の簡単なやりとりを、オンラインで済ましている会社も目立ってきました。
オンボーディングにHR Tech（Human Resources Technology）サービスを活用している企業も増えています。HR Techを活用すれば、新人のプロフィールや、設定した目標と進捗度、抱えているタスクなどを一元管理し、マニュアルに照らしながら管理していくことができます。
マニュアルを作成し、さまざまなツールを活用することでオンボーディングは充実していきます。しかし、ツールを増やし過ぎて、運用が煩雑になってしまっては本末転倒です。オンボーディングの仕組みは、会社の実態や課題、担当者の人数などに合わせて構築していきましょう。
