テレワークで生産性は向上する？3つの業務要件と実現方法とは

【結論】 テレワークは業務の生産性を向上させる

結論からいうと、テレワークによって業務の生産性を向上させることは可能です。まずは各社の調査結果をもとに、その理由を確認しましょう。
日本テレワーク協会が過去に実施した調査からは、以下の結果が得られています。

・テレワーク勤務によってチームの生産性が向上した…29%
・テレワーク勤務によってチームの生産性は変化しない…58%

つまり、9割近くがテレワーク勤務は生産性に悪い影響を与えることはないと回答しています。
さらに、1日のうち6割以上の時間は業務に集中できる、と回答した人の人数は、テレワーク勤務者がオフィス勤務者の1.8倍という結果になりました。テレワーク勤務は、生産性を高める可能性が高いといえるでしょう。

※引用元：「テレワークと会社満足度に関する調査【前編】」NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション社の調査結果によると、テレワークによって業務の生産性が向上した理由として「業務だけに集中できる」が最も多く、59.2％でした。次いで「無駄な会議が減った」（46.1％）、「余計な仕事を振られなくなった」（40.8％）と、ロスタイムが減ったことがクローズアップされています。
例えば、オフィス勤務では集中しているときに後輩から質問をされたり、来客対応に追われたり、雑務を振られたりと業務に集中できない、あるいは集中を中断されてしまうことも多いでしょう。また、これまで惰性的に行っていた会議や余分な仕事も、テレワークで環境が変化したことでいま一度「本当に必要なのか」を考え直すきっかけになったと考えられます。
つまり、テレワークで業務の生産性を向上させることは可能である、と結論づけられます。
しかし、テレワークが生産性の向上に寄与できるかどうかは、業務内容によって相性の良し悪しがあります。続いては、生産性向上に寄与できる業務内容について見ていきましょう。

テレワークで生産性を向上できる業務の3要件とは？

テレワークは、すべての業種・職種で生産性を向上できるわけではありません。実際には、業務ごとに向き不向きがあると考えられます。テレワークで生産性を向上できるのは、基本的に以下の3つの要件を満たす業務です。

要件①：　「1人で作業を進められること」

1人で集中し、黙々と作業を進められる業務はテレワークに向いているといえるでしょう。何人かで分担する内容であっても、実際に対面したりなどの同期型のコミュニケーションを取る必要性がないのであれば、テレワークで生産性を向上させることは十分に可能です。

要件②：　「セキュリティ上問題がないこと」

テレワークでは基本的にインターネット回線を利用してやりとりを行うので、情報漏洩のリスクをできる限り軽減することが必要です。例えば、会社の機密情報や顧客の個人情報などを扱う業務は、システムやルール等による環境をまず徹底的に整備しなければなりません。

要件③：　「成果が目で見てわかる業務であること」

テレワークが日本で進まない一つの要因として、上司が部下の様子を把握できず作業内容や成果を可視化できない、というものがあります。これは各組織でのマネジメントの問題も関わってきますが、裏を返すと、営業やマーケティング、制作物を担うクリエイティブ関連の職種などは、成果が目で見てわかるためテレワークに向いているといえるでしょう。

【傾向】 業種別では「情報通信業」「専門・技術サービス業」が向いている

国土交通省が2018年3月に公表した「平成29年度　テレワーク人口実態調査」 によると、テレワークで働く人が多い業種は「情報通信業」がトップでした。2番目に多かったのは「学術研究、専門・技術サービス業」です。これらの業種はいずれも前述の要件①〜③を満たす業務が多いため、テレワークの導入も進みやすかったと考えられます。
また、具体的な業務の傾向としては、下記のようなものが挙げられます。

・営業用、マーケティング用などの資料作成
・社内文書の作成
・伝票入力、紙面のデータをパソコンに打ち込むなどの入力業務
・デザイン、プログラミングなど1人で作業ができる業務
・社内報、コンテンツマーケティングなどのWeb記事執筆
・データ分析、調査など結果が目に見えてわかりやすい業務

テレワークで生産性を向上するための3つの方法

テレワークで生産性を向上させるためには、以下の3つの方法があります。詳しく見ていきましょう。

(1) スケジュールの管理を徹底する

テレワーク勤務では管理職の監視下を離れてダラダラしてしまう人や、反対に時間を定めず働きすぎてしまう人がいます。そこで、スタッフと管理職それぞれに以下のようなことを心がけましょう。

■スタッフ…
　着手するタスクやToDoの予定を立て、1日の業務進捗を自身で振り返りながら随時改善していく。

■管理職…
　スタッフのスケジュールを確認し、チームリソースの投資対効果を把握する。必要に応じ、事前の軌道修正を図る。

スタッフにとって、管理職へのスケジュール報告がToDoのコミットにもなります。スタッフの自己管理に任せるだけでなく、管理職とスタッフの間で積極的にスケジュールの共有を行うようにしましょう。

(2) 情報共有のルールを定める

テレワークでは、部門間やチーム内で下記のような課題が発生しがちです。

[ケース①]　誰がどの案件に対応しているのかが把握しづらい。毎回確認する手間がかかる
[ケース②]　資料やデータなどの情報が個別に管理されていて、アクセスしづらい
[ケース③]　業務ノウハウが属人化してしまい、スタッフによってパフォーマンスギャップが大きい

これらの課題を解消するためには、ナレッジ・情報の共有を仕組み化・ルール化することが必須です。特に、業務ノウハウの属人化は必ず避けなくてはなりません。ナレッジマネジメントシステムや情報共有システムを構築し、利用のルールをしっかり定めましょう。

(3) ITツールを活用する

スケジュール管理や情報共有に関する課題を解決するためには、ITツールの活用がおすすめです。タスク管理ツールやナレッジマネジメントシステムを活用し、テレワーク業務の生産性をアップさせましょう。

① タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、1つのプラットフォームでチームメンバーの作業状況を可視化できるようデザインされたビジネスツールです。有名なものにbacklog やTrello があり、プロジェクトの進捗状況や課題を見やすいボードで管理できます。

② ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、いわゆる情報共有ツールのことです。
OKBIZ.が提供するFAQシステムでは、各従業員が蓄積している業務ノウハウ・経験・ルールなどのナレッジという財産を社内全体で共有しやすい形でストックし、従業員の業務ストレスやコミュニケーションコストを削減することができます。

まとめ：　タスク管理・ナレッジ共有のツール活用は必須

テレワークで業務の生産性を向上するためには、タスク管理ツールやナレッジマネジメントツール（ナレッジ共有ツール）の活用が必須です。
ナレッ共有ツールに関しては、おすすめのツール10選や選定ポイントなどを下記の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2021年版】ナレッジ共有ツールおすすめ10選と失敗しないための選定ポイント

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