コスト削減の必要性が改めて議論される中、業務効率化ツールの導入を検討する機会もまた増えているのではないでしょうか？
ただ、ツール／システムでよくある話が、「導入したはいいが、使いこなせていない」という問題です。本記事では、業務効率化でテッパンといえるツール12選のご紹介と、全社的にツールを使いこなすための仕組みをご紹介いたします。
業務効率化の目的とは
業務効率化とは、業務上で生じている「ムダ・ムラ・ムリ」を是正する取り組みであり、人的・時間的なコストの削減による生産性の向上や従業員のモチベーションアップなどが期待できます。
(1) 生産性の利益向上
企業の利益を増大させるためには、売上向上だけでなく、ムダなコストの削減も必要です。そしてコストの中でも特に大きな割合を占めるのが、人件費です。業務効率化というのは詰まるところ、「人件費の費用対効果を最大化させること」と捉えることもできます。
すなわち 、従業員一人ひとりの労働生産性を引き上げることがポイントとなります。
従業員一人あたりの生産性を表す指標として、「付加価値生産性」があります。
計算式：
付加価値生産性＝付加価値額÷労働量
付加価値生産性は、労働者1人当たりの付加価値額を導くことができ、業務効率化の議論がされる際に注目される主要な指標の一つです。
(2) 従業員のモチベーションアップ
機械やシステムの導入により、今までやっていた煩雑な業務を省略することができるので、従業員の負担を軽減することができます。従業員はよりクリエイティブな仕事にリソースを充てることができ、一人ひとりの業務効率化が全体として大きな効果となります。
例えば、毎日の作業を10分だけでも短縮することができれば、1ヶ月で考えると、5時間（＝15分×20日）の短縮となります。
短縮できた時間を活用することで、仕組みの改善や品質の向上など、中長期的な取り組み等について考える時間が従業員間で増えます。そうした時間が増えると、従業員も各々の考えや計画を持って業務に取り組むことに繋がるため、モチベーションアップも見込むことができるでしょう。
業務効率化へ取り組む前に必要なこと
(1) まずは現状業務と工数を洗い出す
まずは、現状の業務とその工数を把握しましょう。
どのような業務が行われているのかの全体像を把握するためにも、エクセルなどでフォーマットを作成し、漏れのないように業務を洗い出していきます。タスクの大小などは気にせず、とにかく並べて行きましょう。最後に、それぞれのタスクの工数と発生頻度を入力し、業務量を可視化します。
(2) 不要な業務は切り捨てる
業務の内容と業務量が可視化できたら、「ムダ」と思える業務を洗い出して今一度精査していきましょう。部門やチームの目的・ミッションに直結しない業務は、関係部門と協議のうえで他チームへ移管ないし切り捨てを検討することも必要です。
活用シーンごとの業務効率化ツール
(1) データ処理の自動化
RPAは、PCなどを用いて行っている一連のデータ収集や集計、バックオフィス業務などの作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」のこと。単純な作業を正確的に素早く完了させるため、膨大なデータを管理する業務に対して大幅な時間の軽減になります。
Robo-Pat(ロボパット)
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Robo-Patはプログラミングの知識不要で簡単に操作できるRPAツールです。労務、経理、営業など、あらゆる部門のPC作業を効率化し、専任のエンジニアがいない企業でも簡単に使いこなすことができます。PCに直接インストールするためインターネットに繋がなくても使用可能なところが大きな特徴です。
WinActor
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WinActor はNTTグループによって開発された日本国内でシェアNo.1の純国産RPAツールです。サポートやマニュアル、研修プログラムまでが全て日本語で作られているのが特徴です。Windows PC で行っている業務の手順を「シナリオ」として記憶し、同じ操作を何回でも繰り返し実行することができ、ヒューマンエラーを軽減させ作業時間を大幅に削減させることができます。
Automation Anywhere
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Automation AnywhereはアメリカでのシェアNo.1 の実績を持ち、世界中で広く導入されているRPAツールです。スケジュールの実行、パスワード管理、ログ分析、アクセスログの取得等が可能す。ドラッグ＆ドロップするだけで直感的にボットを作成したり、ビジネスプロセスの自動化に関するワークフローを設計したりすることもできます。
(2) ペーパーレス化
どこにいても文書の閲覧・作成・編集を可能な状態にするペーパーレス化は、業務効率化において必要不可欠です。紙の契約書の場合にかかっていた、紙代、印刷代、郵送代などの多くのコストが削減できます。
クラウドサイン
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クラウドサインは、契約締結から契約書管理までインターネット上で一元化できるクラウド型の電子契約サービスです。データ化による契約が可能なので在宅勤務のようなオフィス外での勤務時にも電子文書への署名、捺印が可能になります。
DocuSign(ドキュサイン)
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DocuSignは、世界180ヶ国以上で導入されている電子契約・電子署名サービスです。マルチデバイスに対応しているのであらゆる環境下での契約業務を実現してくれます。Salesforceとの連携が可能で、Salesforceの中で契約文書の準備から捺印·署名、保存までのプロセスを行うことが可能です。
NINJA SIGN(ニンジャサイン)
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NINJA SIGNは、契約の締結・管理だけでなく自社のひな型を用いた契約作成まで踏み込んだ新しい電子契約サービス。自社で作成したテンプレートをGoogleドライブにアップロードしNINJA SIGN上で契約内容を修正できることが最大の特徴で、業務効率化を進めやすい電子契約システムです。
(3) タスク管理の効率化
タスク管理ツールを活用して、業務の進捗状況などを徹底管理することで、業務の可視化ができ、仕事の優先度が明確になるため、業務効率を高めることができます。
Backlog
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Backlog はチームで働くすべての人が使えるプロジェクト管理ツールです。シンプルな操作性と親しみやすい見た目で、開発者だけでなく、デザイナー、マーケターなど、チームで働くすべてのひとが使えるのが特徴です。
Trello
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Trelloは、すべての情報を付箋感覚でタスク管理できる「かんばんボード式」のタスク・プロジェクト管理ツールです。リスト、かんばんボード、カレンダー、ガントチャートなど、好きな方法で仕事を視覚化できます。アカウント作成も無料です。
(4) コミュニケーションの効率化
社員同士の意思伝達や情報共有を円滑に行わると、業務がスムーズに進行し、業務効率化に効果的です。業務連絡等を比較的気軽にやり取りできることから、組織の雰囲気をよくすることや人材定着を目的に利用する会社もあります。
Slack
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Slackは世界中で普及しているアメリカ発のコミュニケーションツールです。GoogleやDropboxなど様々な外部ツールと連携できるため、データの共有やしやすく、情報収集のスピードもかなり早くなります。また、様々な情報を一元管理できるため、他の業務ツールと連携ができれば業務効率化大きく見込めるツールといえます。
Chatwork
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ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールです、チャット機能やファイル送信機能など、チャットのビジネス利用をスムーズに進めるための機能が充実しています。他にもタスク管理機能など、自分自身の業務効率化にもつながるものもあります。
Teams
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Teamsは、Microsoft社が提供するグループウェアサービスです。これまで使用してきたWordやExcelなどのMicrosoft製品の使い勝手や資料作成を有効に活用しつつ、あらゆる場所からのオンライン会議をサポートしてくれるので非常に強力なツールです。
(5) 社内ナレッジのデータベース化
社内の情報共有がうまくできないと、同じような質問・問い合わせが社内で何度も発生してしまい、従業員同士がお互い業務に集中できず、業務効率が低下してします。個々人で持っている知識や経験・ノウハウ（ナレッジ）を社内で共有することは、会社全体の生産性向上に繋がります。
OKBIZ.
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OKBIZ. for FAQは、顧客向けFAQはもちろん、社内専用FAQまたはヘルプデスクサイトを構築することも可能です。閲覧制限など柔軟なカスタマイズも簡単で、社内からのよくあるお問い合わせを社員にのみ閲覧可能とし、そこにファイルをアップロードすることでファイルの共有も容易に行うことができます。リモートワークにおける情報(ナレッジ)共有の課題を解決、利用目的に合わせた活用が可能です。
まとめ：「導入したが、うまく活用されない問題」は避けよう
よくある話として、「ツール／システムを導入したはいいが、うまく活用できてない」というケースがあります。当然ですが、ツールは単に導入しただけでは何も変わりません、
こうした事態の原因として、ツールの導入担当者だけが活用ナレッジを握っているとケースが多いです。業務中に従業員同士で使い方を確認したり運用方法を検討したりという状況になってしまうと、負担が増えてかえって非効率になってしまいます。
業務を効率化するためのツールの活用が属人化してしまうことはナンセンスといえるでしょう。
FAQシステムを活用すると、各ツールの役割や使い方を全社に認識させ、従業員全員が必要なタイミングで必要な情報を確認できる仕組みをつくることができます。
社内での属人化を防ぎ、従業員の自己解決できる仕組みが整うことで、各種ツールを全社員で使いこなし、業務効率化を最大限に実現することができるでしょう。
