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従業員同士の良好なコミュニケーションは、仕事への意欲を高め、仕事の質を上げるために欠かせない要素です。業務を円滑に進めるためには、上司と部下による「タテ」のコミュニケーションだけではなく、同僚間もしくは部署間など、「ヨコ」のつながりも重要です。
とくに、総務や経理といった管理部門の担当者の方は、社内のあらゆる部署やポジションの人とコミュニケーションを取る機会があるため、やりとりがうまくいかないと感じることも多いのではないでしょうか。社内コミュニケーションを正しい方向に活性化できれば、企業にとってさまざまなメリットがあります。
今回は、社内コミュニケーションを活性化させたいと考えている企業の担当者の方に向けて、その重要性や活性化の方法について説明します。
従来は「社内コミュニケーション」といえば、対面形式でのコミュニケーションでした。しかし、働き方改革やテレワークによって働き方が多様化しつつある現代では、これまでの社内コミュニケーションとは異なる課題が生まれています。
まずは、社内コミュニケーションの重要性が高まっている背景と、具体的な課題について解説します。
社内コミュニケーションとは、会社の従業員同士のコミュニケーションのことです。
一般的に、ビジネスシーンにおいてコミュニケーションの方法が重要視されるのは、顧客やパートナー企業を相手にした対外的なやりとりです。その理由は、社外ステークホルダーとのコミュニケーションが売り上げに影響するという認識があるためでしょう。
しかし、社内コミュニケーションにもコストがかかっているということを忘れてはいけません。情報伝達や意思疎通にかかる時間や労力を「コミュニケーションコスト」といい、コミュニケーションコストが低い組織は業務がスムーズに回りやすくなります。逆に、コミュニケーションコストが高い組織は、部署間で連携が取れず、意思決定が遅くなるリスクが高まるのです。
多様な働き方とワークライフバランスを実現するためには、社内コミュニケーションの改善が必要不可欠です。
テレワークや時差出勤といった遠隔でのチームワークもコミュニケーションが円滑であれば、場所や時間を問わず効率的に助け合って業務を進められます。また、限られたコミュニケーションの機会をより有益なものにできます。
ITツールの普及によってコミュニケーションの機会が失われる恐れもあります。新型コロナウイルス感染症の流行を機にテレワークやビデオ会議といったオンラインを活用した働き方が広がりました。
オンラインのコミュニケーションは雑談が少なくなり、業務以外の会話が減るため、互いの価値観や考え方を知る機会が減少します。
偶発的なコミュニケーションに頼るのでなく、オンライン会議を5分早めに開始して互いの近況を報告するなど、積極的に場を設けることが重要です。
社内コミュニケーションが正しい方向に活性化すると従業員の働く意欲が高まります。人材不足が懸念されている今、社内コミュニケーションの改善によって従業員のモチベーションを高め、生産性を向上させることは急務といえるでしょう。
コミュニケーションが活発になると、業務効率化が図れて生産性向上につながります。互いの仕事の進捗が把握できればフォローがしやすくなり、円滑に業務を進めることができます。また、新規事業や業務改善のアイデアが生まれることも期待できます。
社内の意見交換が活発になると、従業員の会社評価やモチベーションの向上につながります。風通しが良いとされる組織は、上司と部下というタテのコミュニケーションだけではなく、部署間、同僚間のヨコのつながりによるコミュニケーションも活発です。そのような職場は、職場改善も図りやすくなります。
社内コミュニケーションを改善すれば働きやすい職場づくりをしやすくなり、従業員の定着率の向上も図れます。
社内コミュニケーションの活発化は良好な企業ブランドの構築にも役立ちます。
一見、つながりが薄いように見える社内コミュニケーションと企業ブランドの構築ですが、現代は、会社の評価も「口コミ」として情報共有される時代です。従業員による会社の口コミ評価が高まれば、企業の信頼性向上にもつながります。
また、情報共有による顧客対応の平準化により顧客満足度のアップも期待できます。
社内コミュニケーションは、単にコミュニケーションの頻度を増やすだけではなく、同時に質を高めることも重要です。
質の高いコミュニケーションを増やすことで、アウトプットの質も向上します。社内コミュニケーションの活発化と質を高めるには、次のような方法があります。
社内報は、企業と従業員が情報を共有する代表的なツールです。会社の理念や他部署が進行しているプロジェクトなどを知り、組織への帰属意識を高められます。
従来は紙媒体の社内報が一般的でしたが、最近ではメルマガやイントラネット内のページ、オウンドメディアなどデジタル化 が進んでいます。
デジタル化するメリットとして、過去の情報を簡単に検索できること、印刷が必要ないので制作経費が削減できることなどが挙げられます。
リアルタイムにテキストでやりとりできるチャットツールは、業務の円滑化に役立ちます。
また、メールのように宛名や定型の挨拶文を記入する必要がないのでやりとりが早くなり、かつ気軽にやり取りができるので、雑談のようなコミュニケーションも取りやすくなります。
ビデオ会議ツールは、仕事のためだけのものではありません。離れた場所で働く仲間と、お互いの顔を見て仕事以外の話をできる場を提供する目的にも活用できます。
例えば勉強会、夕食会、飲み会、研修など、目的や参加させたい人に合わせて実施しましょう。
今回は、社内コミュニケーションの重要性や活性化の方法について説明しました。オンラインを中心としたデジタル時代の社内コミュニケーションは、量だけではなく質も重要です。しかし、質を高めようとして、業務以外のコミュニケーションをすべて削ぎ落としてしまうと人間関係がうまくいかなくなります。
仕事をスムーズに進めるためには、良好な人間関係が必要不可欠です。ぜひ、一緒に働く仲間を理解するために積極的なコミュニケーションを心がけてみてください。少し時間はかかるかもしれませんが、仕事にも必ず良い変化が現れるはずです。
なお、社内コミュニケーションコストを削減するためのフレームワーク資料『組織の生産性を高める、ナレッジ体系化のフレームワーク ～6つのステップで“型”をつくる～』も以下ご用意していますので、ぜひ活用ください。